Es normal que la primavera y el verano sean las fechas más indicadas para organizar u evento al aire libre, sobre todo bodas, comuniones o escapadas de amigos. Es normal porque hace buen tiempo, se puede disfrutar de la piscina y organizar actividades al aire libre que en invierno serían difícil de realizar a causa el frío y de la lluvia o nieve.
Bien, como ya llevamos un tiempo, promoviendo e informando sobre lugares donde organizar eventos, hemos aprendido algo y en este plan os vamos a orientar sobre que reglas básicas y protocolos hay que seguir para que boda, comunión o evento Team Building (lo que sea que queráis organizar) salga bien. No os hablaremos de lugares, aunque esta finca es un ejemplo perfecto de la primera de las cosas a considerar en este pequeño manual de cómo organizar eventos.
Contenidos
Combinar lo urbano con la naturaleza
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La gente se siente más cómoda en un entorno natural que en la ciudad, especialmente a la hora de divertirse. De hecho, las fincas y espacios en zonas rurales o en el campo presentan una serie de ventajas con respecto a los eventos organizados en ciudades.
- El ruido de la música no molesta a nadie.
- A raíz de esto, la fiesta se puede extender sin límite de horario.
- Los alojamientos están más cerca o, incluso, donde se celebran los eventos, lo que evita tener que utilizar el coche.
- Lo que hay por encima de las cabezas de los asistentes no es un techo sino, generalmente, un cielo estrellado, un motivo más para sentirse mucho más cómodo.
Ahora bien, no todos los eventos pueden celebrarse en el campo o zonas rurales, por lo que, para no perder ese contacto con la naturaleza, las opción mas recomendada es hacerlo en espacios ajardinados o arbolados en la ciudad.
Siempre cerca del agua
Además de organizar el evento lo más cerca del entorno natural, otro ingrediente muy importante para dinamizar una boda, comunión u otro evento es que el agua esté cerca. Si el evento se celebra en una ciudad con mar, perfecto. Si no, siempre es bueno que en el complejo haya piscina o, incluso, un río cerca.
El asunto de estar cerca del agua tiene que ver con aumentar las posibles actividades a realizar durante el evento, que pueden incluir un paseo en barco, ir a pescar, realizar actividades de aventura, etc. Estas actividades ayudan a que los asistentes socialicen y el ambiente sea más ameno.
Innovar
Se celebran muchos eventos al día y es difícil ser original, pero hay que hacer el esfuerzo, sobre todo de cara a añadir valor a los servicios y que los asistentes queden contentos y recomienden a la empresa o el lugar donde se celebró el evento.
Un ejemplo puede ser organizar, a modo de regalo a los asistentes, unos desfiles de caballos como bienvenida. Seguro que ninguno de los asistentes lo olvidarán.
Servicio de hostelería e instalaciones técnicas perfectas
Hay dos aspectos que no pueden fallar durante la celebración del evento: una es que el menú sea mediocre, se acaben las bebidas o la comida. Y otro aspecto muy importante es que las instalaciones funcionen perfectamente, sobre todo la instalación eléctrica. Nadie quiere que en medio de la noche, la pareja de novios, mientras baila, se quede a oscuras por un fallo eléctrico. Por ello, es importante asociarse con los mejores profesionales.
Servicios extra
Además de lo mencionado anteriormente, hay otros detalles que pueden ser de utilidad como:
- Habilitar red WiFi gratuita para los asistentes. Puede ser útil para que conecten en vivo con amigos vía móvil y por vídeo.
- Contar con recursos audiovisuales como proyectores o pantallas para eventos de carácter empresarial.
- Habilitar espacios para no fumadores en zonas cerradas.
- Hacer un esfuerzo por que el evento sea lo más ecológico posible. Es una sensibilidad cada vez más común entre las personas.
- Parking gratuito siempre.
- Adaptar el lugar para personas con problemas de movilidad.
- Muy importante: diseña menús variados para intolerantes a la lactosa, gluten y vegetarianos o veganos.
- Contar con un servicio de primeros auxilios.
Vestuario
Un último tema a tratar es la cuestión del vestuario. Por parte de la empresa organizadora, por supuesto, los trabajadores y trabajadores deben lucir impecables, pero en el caso de los asistentes, en el caso de la celebración de una boda, puede ser útil habilitar vestuarios. Es decir, después del banquete, para que la gente pueda estar más cómoda en la zona de baile, puede necesitar cambiarse de ropa. También si el evento incluye una actividad acuática, los vestuarios son más que necesarios.
Cada evento, por supuesto, es un mundo, pero de forma general no está de más tomar en cuenta estos consejos.
